Das Kassensystem und seine Funktionen

Was ist ein Kassensystem?

KassensystemKassensystem oder Point of Sale (POS-System)  ist eine Kombination aus Hard- und Software zur Zentralisierung von Geschäftsprozessen. Es verwaltet die Transaktionen für Ihr Unternehmen, einschließlich der Kreditkartenverarbeitung, und die Vorgänge nach der Transaktion, die zur Kundenerfüllung führen, egal ob im Einzelhandel oder im Restaurant.

 

Kassensysteme ersetzen herkömmliche Registrierkassen durch zusätzliche Funktionalität.

 

Forschungsergebnisse

Die besten POS-Systeme helfen Unternehmen, ihren Umsatz zu steigern, indem sie ihre Erfahrungen auf die Bedürfnisse der Kunden zuschneiden und die betriebliche Effizienz verbessern. Die Auswirkungen auf das Geschäft können drastisch sein. In unserer Forschung haben wir einige Unternehmen erlebt:

20% Umsatzsteigerung durch Zugang zu Online-Bestell- und Geschenkkartenprogrammen und höheren Kundendurchsatz

30% weniger Arbeitsstunden durch Verfolgung der Arbeitskosten

4 % Einsparung beim Jahresumsatz durch Analyse der Bestands- und Umsatzentwicklung zur Reduzierung des Diebstahls

10x mehr treue Kunden durch die Bereitstellung von Loyalitätsangeboten, um Kunden zur Rückkehr zu bewegen

1. Die Geschichte des Kassensystem

Zwar gibt es heute viele Möglichkeiten am Point of Sale, aber das war nicht immer der Fall. Bis 1992, als die erste POS-Software für Microsoft Windows entwickelt wurde, nutzten die meisten Branchen Kassen. In den frühen 2000er Jahren entwickelten Programmierer  jedoch Cloud-POS-Systeme für Android- und Apple-Geräte. Seitdem hat sich das moderne Kassensystem weiter entwickelt, mit Optionen für Online-Bestellungen, Geschenkkarten, Treueprogramme, Tischbestellungen und mehr.

Zu den ersten Kassensystemen gehörten nur die POS-Hardware und die Hospitality Point of Sale Software, die eine Verkaufstransaktion verwaltet, einschließlich Kreditkartenverarbeitung, Quittungsdruck und mehr. Modernere Kassensysteme können jedoch Ihre internen Abläufe rationalisieren, das gesamte Personal, das für den reibungslosen Betrieb Ihres Restaurants zuständig ist, miteinander verbinden und die Verkaufs-, Arbeits- und Bestandsdaten automatisch verfolgen. Dies trägt dazu bei, Umsatz, Gewinn und Kundenzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Mitarbeiterfluktuation, Auftragsfehler, Wartezeiten und Ihr Stressniveau zu reduzieren.

Der Trend zu moderneren Kassensystemen ist stark ausgeprägt. Laut dem Restaurant Technology Report benötigen mehr als die Hälfte der Gastronomen die Art von „erweiterter Funktionalität“ und „Benutzerfreundlichkeit“, die moderne Kassensysteme bieten, um aufzurüsten. Die Notwendigkeit, diese Eigenschaften zu haben, um im täglichen Wettbewerb zu bestehen, führt zu einer erstaunlichen Statistik: 73% der Restaurants planen, ihr Kassensystem innerhalb eines Jahres aufzurüsten.

2. POS für Restaurants

Kassensysteme haben die Gastronomie revolutioniert, insbesondere in Full-Service- und Fast-Food-Restaurants. Mit Touchscreen-Kassensystemen oder Touchscreen-Kassen können Server Aufträge sofort an Küchendisplaysysteme senden, was den Durchsatz und die Effizienz der Aufträge verbessert.

Eine weitere Innovation in der Gastronomie ist die mobile Kasse. Viele Full-Service- und High-Volume-Restaurants verwenden drahtlose, tragbare Tabletts, um Bestellungen am Tisch entgegenzunehmen. Diese Aufträge gehen direkt von dem Tablette zu den entsprechenden Vorbereitungsstationen. Außerdem können Schecks leicht auf die Gäste aufgeteilt werden, die von diesen Geräten direkt am Tisch bezahlen, unterschreiben und Trinkgeld geben können.

3. POS-Hardware

In den meisten Fällen gibt es drei Möglichkeiten der POS-Hardware: PC-Computer, Apple iPads oder Android-Tabletts. PC-Computer werden an einen Server in Ihrem Backoffice angeschlossen, so dass alle unverschlüsselten Kreditkartendaten auf dem Computer gespeichert werden. Apple iPads sind Cloud-basiert, aber nicht billig und nur in wenigen Größen erhältlich. Android POS-Tabletts sind jedoch in der Größe anpassbar, langlebig für unordentliche Küchen und flexibel mit vielen Peripherieanschlüssen für Ethernet, HDMI und USB.

Neben der allgemeinen Terminal-Hardware lassen sich die meisten Kassensysteme mit anderen Hardware-Optionen wie Küchendisplays, Bondruckern, Waagen, Kassenschubladen, Mastanzeigen, Scannern integrieren.

4. POS-Software

Früher musste die POS-Software auf einem PC-Rechner installiert werden. Online POS-Software ist jedoch ein neuer Trend unter den Kassensystemen. Diese Software kann online in Echtzeit von jedem internetfähigen Gerät aus aufgerufen werden. Außerdem kann es mit vielen anderen Softwarelösungen für die Gastronomie integriert werden.

POS-Software ermöglicht die Erfassung von Daten über Kreditkartentransaktionen, Kunden, Umsätze, Steuern, Bestände und Arbeitskräfte. Viele moderne Kassensysteme implementieren ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, bei dem Kunden ein monatliches Abonnement für den Zugriff und die Nutzung der Software bezahlen.

5. POS-Analytik

Ein POS-System ist nicht nur eine Möglichkeit, Zahlungen entgegenzunehmen, es ist auch eine Möglichkeit, wertvolle Analysen über Ihr Unternehmen einzusehen. Viele Kassensysteme verfügen über eine Backend-Funktionalität, mit der Sie Berichte zu Umsatz, Personal und mehr anzeigen können. So können Sie datengesteuert entscheiden, in welche Marketingkampagnen Sie investieren, welche Mitarbeiter Sie fördern und welche Menüpunkte Sie zurückziehen möchten.

Noch fortschrittlichere Systeme bieten Ihnen ein POS-Dashboard für Ihr Reporting, das Sie je nach den für Sie wichtigsten Kennzahlen anpassen und priorisieren können. Diese Analysen können von jedem mit den richtigen Berechtigungen in Echtzeit online eingesehen werden.

6. POS-Unterstützung und Sicherheit

Da POS-Systeme Daten auf Kundenkreditkarten sammeln, sollten diese Daten gut geschützt sein. Viele Kassensysteme bieten eine durchgängige Verschlüsselung der Daten, d.h. sie bleiben auf dem Weg vom Tablett zum Prozessor verschlüsselt. Wenn Daten jemals auf lokalen Servern gespeichert werden, besteht die Möglichkeit, dass sie gehackt werden; Cloud-POS-Systeme bekämpfen dies, indem sie alle gesammelten Informationen direkt an Cloud-basierte Server über einen sicheren HTTPS-Kanal übertragen.

Qualitativ hochwertige POS-Unterstützung ist fast genauso wichtig wie POS-Sicherheit. Ein Kassensystem mit 24/7-Notfallunterstützung ist für spät geöffnete Einrichtungen unerlässlich. Und wenn das Kassensystem Cloud-basiert ist, können Support-Experten über das Internet auf Ihr System zugreifen und Probleme vor Ort lösen. Wenn Sie hingegen mit einem Lieferanten zusammenarbeiten, der unzuverlässige Unterstützung bietet, können Sie feststellen, dass das Kassensystem einen erheblichen und frustrierenden Zeitaufwand für die Einrichtung und Wartung erfordert.

7. Vergleich von Kassensystemen

Der Kauf eines Kassensystems ist mit zeitaufwendiger Recherche und vielen Demos bei verschiedenen Anbietern verbunden. Viele Leute vergleichen Kassensysteme nur nach dem Preis, aber es gibt noch viele andere Faktoren, die beim Kauf eines Kassensystems zu berücksichtigen sind.

Bei der Analyse von Kassensystemen ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren, wie sich die verschiedenen Kosten in Wert umsetzen lassen. Bestimmen Sie zunächst Ihre „Must-Haves“ und Ihre „Nice-to-Haves“, wenn es um ein Kassensystem geht. Dann, Brainstorming eine Liste von Fragen an jeden Vertriebsmitarbeiter, indem Sie die richtigen Fragen während jeder POS-Demo, können Sie effektiv vergleichen POS-Systeme auf Funktionen, Support und vieles mehr.

8. Kauf eines POS-Systems

Beim Kauf eines Kassensystem ist es einfach, sich an langfristige Verträge zu binden oder versteckte Servicegebühren zu bezahlen. Viele POS-Anbieter kümmern sich nicht darum, ob das System tatsächlich die beste Lösung für ihre Kunden ist und unternehmen große Anstrengungen, um die Käufer davon zu überzeugen, auf der gestrichelten Linie zu unterschreiben. Selbst Restaurantbesitzer, die sich die Zeit für ihre Recherchen genommen haben, können sich daher in einer ungünstigen Partnerschaft mit ihrem POS-Anbieter wiederfinden.

Die häufigste Beschwerde von Geschäftsinhabern über ihre POS-Unternehmen ist ein Mangel an Transparenz. Beim Kauf eines Kassensystem ist es wichtig, die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Verkäufer zu messen. POS-Anbieter sollten zunächst versuchen, sich ein Bild von Ihrer aktuellen Situation, Ihren dringendsten Bedürfnissen und dem, was Sie konkret von Ihrer nächsten POS-Lösung gewinnen wollen, zu machen, und nicht, indem sie Sie sofort auf Kosten verkaufen.